เตรียมเอกสารอย่างไรก่อนส่งแปลสัญญา
การเตรียมข้อมูลก่อนส่งแปลช่วยลดการถามกลับและทำให้ประเมินราคา ระยะเวลา และรูปแบบงานได้ตรงขึ้น โดยเฉพาะสัญญาที่มีตาราง ภาคผนวก ลายเซ็น หรือศัพท์เฉพาะขององค์กร
สารบัญการเตรียมงาน
- ระบุวัตถุประสงค์ของคำแปล
- เลือกไฟล์ที่ใช้ประเมิน
- เตรียมชื่อเฉพาะและเอกสารอ้างอิง
- แจ้งรูปแบบไฟล์ส่งมอบ
- ตรวจงานก่อนนำไปใช้
1. ระบุวัตถุประสงค์ของคำแปล
แจ้งว่าคำแปลใช้เพื่อทำความเข้าใจภายใน ใช้เจรจาธุรกิจ ใช้ประกอบการลงนาม หรือยื่นต่อหน่วยงาน เพราะแต่ละวัตถุประสงค์อาจต้องใช้ระดับภาษาที่ต่างกัน รวมถึงอาจมีเงื่อนไขเรื่องการรับรองคำแปลหรือรูปแบบการจัดหน้า
2. เลือกไฟล์ที่ใช้ประเมิน
ส่งไฟล์ฉบับล่าสุดที่มีเนื้อหาครบ รวมภาคผนวก ตาราง และหน้าลายเซ็นถ้าต้องการให้จัดทำในชุดเดียวกัน หากมีหลายเวอร์ชันควรระบุว่าไฟล์ใดเป็นฉบับที่จะใช้งานจริง เพื่อป้องกันการประเมินจากไฟล์เก่าหรือข้อมูลไม่ครบ
3. เตรียมชื่อเฉพาะและเอกสารอ้างอิง
รายชื่อบริษัท ชื่อบุคคล ที่อยู่ ชื่อสินค้า รหัสโครงการ และคำศัพท์ภายในองค์กรควรมีรูปแบบที่ต้องการ หากมีคำแปลที่ใช้อยู่แล้ว เช่น ชื่อบริษัทในเอกสารจดทะเบียนหรือคำศัพท์ในคู่มือ ควรแนบเป็น reference เพื่อให้การแปลสอดคล้องกันตลอดชุดเอกสาร
4. แจ้งรูปแบบไฟล์ส่งมอบ
แจ้งว่าต้องการไฟล์ Word, PDF, ไฟล์สองภาษา หรือคงรูปแบบใกล้เคียงต้นฉบับ หากสัญญามีตารางหรือแบบฟอร์ม ควรแจ้งล่วงหน้าว่าต้องการให้จัดรูปแบบใหม่หรือแปลเฉพาะข้อความ เพราะงานจัดหน้าอาจมีขอบเขตต่างจากการแปลข้อความอย่างเดียว
5. ตรวจงานก่อนนำไปใช้
หลังได้รับคำแปล ควรตรวจชื่อคู่สัญญา เลขที่เอกสาร วันที่ จำนวนเงิน หน่วยวัด ภาคผนวก และลายเซ็นให้ตรงกับต้นฉบับ หากเป็นเอกสารสำคัญทางธุรกิจ ควรให้ผู้รับผิดชอบสัญญาหรือที่ปรึกษากฎหมายขององค์กรตรวจความเหมาะสมก่อนลงนาม คำแปลไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
บริการและเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
พร้อมส่งเอกสารให้ประเมิน?
ส่งไฟล์ฉบับล่าสุดพร้อมแจ้งภาษาและวัตถุประสงค์ ทีมงานจะพิจารณาขอบเขตงานจากเอกสารจริง
ถ้ายังไม่มีไฟล์ฉบับเต็ม ขอประเมินก่อนได้ไหม?
ส่งหน้าตัวอย่างที่อ่านได้พร้อมข้อมูลเบื้องต้นได้ แต่ราคาและกำหนดส่งอาจต้องยืนยันอีกครั้งเมื่อได้รับไฟล์ครบ
ต้องแจ้งหน่วยงานปลายทางทุกครั้งหรือไม่?
ไม่จำเป็นทุกกรณี แต่ควรแจ้งเมื่อคำแปลจะใช้ยื่นต่อหน่วยงานหรือมีข้อกำหนดเฉพาะด้านรูปแบบและการรับรอง